كيفية إنشاء طلب إرجاع

طرق إنشاء طلبات الإرجاع

يتم ملء طلبات الإرجاع في قائمة "المرتجعات" (Returns) من خلال هاتين القناتين:

• بوابة الإرجاع يمكن للعملاء بدء طلب الإرجاع الخاص بهم بأنفسهم عبر بوابة الإرجاع.

• الإنشاء عبر لوحة التحكم: يمكن للمستخدمين إنشاء طلبات إرجاع يدوياً مباشرة من لوحة تحكم OTO لأي شحنة تم توصيلها.

كيفية إنشاء طلب إرجاع من لوحة التحكم

في الحالات التي يحتاج فيها التاجر إلى بدء عملية إرجاع نيابة عن العميل، اتبع الخطوات التالية:

1. الانتقال إلى الشحنات: اذهب إلى قسم "الشحن" (Shipping) في القائمة اليمنى واختير "الشحنات" (Shipments).

2. تحديد الطلبات المستلمة: انقر فوق علامة تبويب "تم التوصيل" (Delivered) لعرض الطلبات المؤهلة للإرجاع.

3. بدء الإرجاع: حدد الطلب، وانقر فوق زر "إرجاع" (Return)، ثم اختر "إنشاء طلب إرجاع" (Create Return Order).

4. تكوين تفاصيل الإرجاع: في نافذة "تفاصيل طلب الإرجاع" المنبثقة:

   • أضف تعليقات سبب الإرجاع وأي مرفقات ضرورية.

   • حدد طريقة استرداد الأموال (استرداد نقدي، استبدال، أو رصيد متجر).

   • اختر طريقة الإرجاع (استلام من المنزل أو تسليم في موقع الشحن).

5. التأكيد: انقر فوق "تأكيد طلب الإرجاع" لإضافة الطلب إلى قائمة المرتجعات.

إدارة دورة حياة الإرجاع

بمجرد إنشاء الطلب عبر أي من الطريقتين، يظهر الإرجاع في قائمة "المرتجعات" (Returns) تحت علامة تبويب "قيد التنفيذ" (In Progress). يستخدم النظام هيكلية فريدة، مثل OID-10288-10120-R1، حيث يشير R1 إلى طلب الإرجاع الأول لهذا الطلب.

ملاحظة هامة: تم تصميم هذا النظام خصيصاً للمرتجعات التي يبدأها العميل ولا يشمل حالات "فشل التوصيل".

الوصول إلى قائمة المرتجعات

يمكنك العثور على ميزات إدارة المرتجعات الجديدة ضمن علامة تبويب "الشحن" في القائمة اليمنى، تحت خيار "المرتجعات". يتم تنظيم هذه البوابة في أربعة علامات تبويب متميزة لتسهيل التتبع:

• قيد التنفيذ (In Progress): لمراقبة طلبات الإرجاع النشطة.

• المرتجعة (Returned): للطلبات التي تم إغلاقها ومعالجتها بنجاح.

• المكتملة (Completed): للسجلات التاريخية.

• المرفوضة / المخفية (Rejected / Concealed): للطلبات التي لم تستوفِ الشروط اللازمة.

إدارة المرتجعات عبر نموذج موحد

بدلاً من التنقل عبر صفحات متعددة، يمكنك إدارة جميع مراحل الإرجاع من خلال نموذج واحد هو "إدارة الإرجاع" (Manage Return). يؤدي النقر فوق هذا النموذج إلى الكشف عن التفاصيل التالية:

1. إنشاء شحنة الإرجاع العكسية

بمجرد إنشاء الإرجاع والموافقة عليه، يمكنك إصدار بوليصة الشحن مباشرة من داخل النموذج:

• اختر خيار الشحن (أسعار OTO أو أسعارك الخاصة).

• حدد وجهة الإرجاع، مثل مستودع أو فرع محدد.

• اطبع بوليصة الشحن (Airway Bill) مباشرة من قائمة "الإجراءات السريعة".

2. استلام وفحص الأصناف

عند وصول الأصناف المرتجعة إلى موقعك، يمكنك توثيق الاستلام:

• تسجيل تاريخ ووقت الاستلام.

• تحديد المستودع أو الفرع الذي استلم الشحنة بالضبط.

• إضافة ملاحظات داخلية بخصوص الحالة الفعلية للأصناف المستلمة.

3. تأكيد الأصناف

تعد هذه المرحلة حاسمة قبل رد الأموال، حيث تتيح لك:

• مطابقة كمية الأصناف المطلوبة للإرجاع مع ما تم استلامه فعلياً.

• التحقق من "سبب الإرجاع" الذي قدمه العميل أثناء الطلب الأولي.

المرحلة النهائية: معالجة رد الأموال

تمت إضافة خطوة إضافية لضمان الدقة المالية، حيث يمكنك الآن:

• مراجعة مبلغ رد الأموال الذي تم احتسابه بواسطة منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك.

• تحديد طريقة الرد (نقدي، استبدال، أو رصيد متجر).

• تأكيد رد الأموال، مما ينقل الطلب إلى حالة "مكتمل" النهائية على شريط التقدم.

يضمن شريط التقدم الموجود في أعلى النموذج رؤية واضحة للمرحلة الحالية لكل طلب، مما يلغي التخمين ويزيد من كفاءة فريق خدمة العملاء لديك.